XXX:
XX同誌在X年參加士官直招過程中被列為考察對象。按照規定，需要查閱這位同誌的人事檔案。如果入伍，這個同誌的檔案由XX單位保管。如果不招他，檔案就退回妳單位。請方便。
XX單位
日期年月
大概就是這個格式。妳可以潤色語言。